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Institutionelle Immobilieneigner

Institutionelle Immobilieneigner profitierten von der Aggregation aller Dienstleister-Daten in besonderem Maße. Die neuerlangte Hoheit über die eigenen Daten ermöglicht: eine lückenlos dokumentierte Betriebssicherheit, die Dienstleister-Koordination inklusive Durchsetzen von Bonus-/Malus-Regelungen, gezielte CAPEX-Maßnahmen durch eine bessere Entscheidungsgrundlage, einfache Bedienung von internen und externen Auditanfragen und Compliance-Prüfungen und Sicherheit in Due-Diligence-Prozessen.

Datenhoheit

Strukturierte Daten aus der Bestandsimmobilie sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Asset und Property Management der Gegenwart und Zukunft. So vielversprechend BIM-Konzepte für den Betrieb und die Gebäudesensorik sind: am Ende kennen die FM-Dienstleister, die tagtäglich in Ihren Gebäuden unterwegs sind, den Zustand Ihrer haustechnischen Anlagen am Besten. PropOps ermöglicht es Ihnen und Ihren Dienstleistern entweder die Anlagen und Wartungsaufträge direkt in unserer Cloud zu dokumentieren oder aber – das gilt gerade für die Großen der Lünendonk-Liste – die entsprechenden CAFM-Systeme nahtlos an PropOps anzuschließen. In diesem Szenario benutzen die Mitarbeiter und Nachunternehmer Ihres Dienstleisters weiterhin die firmeneigenen, gewohnten Systeme und Sie, Ihr Asset und Ihr Property Management profitiert trotzdem durch einen zentralen, Dienstleister unabhängigen Datenzugriff.

Institutionelle Immobilieneigner steckten in den letzten Jahren in einem Dilemma: Auf der einen Seite gibt es kein Interesse an granularen Daten aus der Immobilie, schließlich hat man die Betreiberverantwortung aus gutem Grund an einen Dienstleister abgegeben. Auf der anderen Seite sind monatlich vom Dienstleister per Hand zusammengestellte und auf SharePoint abgelegte Reportings oder die Anmeldung in unzähligen Dienstleister-Portalen keine zukunftsfähige Lösung. Die auf diesem Weg bereitgestellten Daten sind in Dokumenten gefangen und lassen sich nicht automatisch weiterverarbeiten. Genau diese automatische Weiterverarbeitung braucht es jedoch um fehlerfreie, flexible Reports zu erzeugen, die dem Asset und Property Management wichtige Fragen beantworten und gleichzeitig von der monatlichen Dokumentenflut befreien. Ob Sie dabei die Oberflächen von PropOps und dessen Berichte verwenden oder gleich über seine Microservices oder Ihre BI-Tools auf PropOps zugreifen – Sie wählen den Weg, der am Besten zu Ihrer Organisation und Ihrer IT-Strategie passt.

Wussten Sie schon?

Einer der ersten Entwicklungspartner von PropOps war der Immobilienarm eines großen süddeutschen Bankhauses. Schon früh ist damit die Perspektive eines institutionellen Investors mit hohen Anforderungen an die Betriebssicherheit und Auditierfähigkeit in PropOps eingeflossen.

Betriebssicherheit

Natürlich geben Sie das Gebäudemanagement auch deshalb an Dienstleister ab, um die Betreiberverantwortung zu delegieren. Nichts desto trotz sind die beim Facility Management entstehenden Daten zu Anlagen inklusive Wartungsplänen und -historien ein wichtiger Baustein für eine zentrale Bestands- und Betriebsdokumentation. Und das über alle Liegenschaften und Dienstleister hinweg. Ungeachtet dessen, ob ein Lieferant eine Immobilie bereits seit vielen Jahren partnerschaftlich betreibt oder gerade ein Dienstleisterwechsel stattgefunden hat.

Die Daten entstehen dabei im Prozess Ihrer Dienstleister: Aktualisierung der Anlagen-Verzeichnisse, Nachdokumentation von Kopfdaten, Wartungsaufträge und deren Erledigungsgrad, Prüfberichte, Fotodokumentationen und Feedback zu anstehenden CAPEX-Maßnahmen sind das Fundament für eine werthaltige Dokumentation. PropOps kümmert sich um die Automatisierung der Betriebsdokumentation. Wir sind davon überzeugt, dass durch PropOps der Großteil der Datenflut ohne manuelle Arbeitskraft auf Seiten des Immobilieneigners bewältigt werden kann.

Dienstleister-Koordination

Ihre technischen Asset Manager, Ihr internes Property Management oder Ihre Objektbetreuung arbeiten tagtäglich Hand in Hand mit Ihren Dienstleistern zusammen. Und das zumeist über viele Jahre. Beide Parteien haben es verdient, auf die gleiche Informationsgrundlage zurückzugreifen. Monatliche Berichte mit einem zusätzlichen Zeitverzug für die Erstellung sind dabei für Sie ein unnötiger Blindflug und für den Dienstleister eine zeitraubende, fehleranfällige und ungeliebte Aufgabe, die er lieber auf die Qualität im Gebäude verwenden würde. Auch das lästige Einloggen in die unterschiedlichsten Portale des diversen Dienstleister-Portfolios sind keine gangbare alternative zu einer cloudbasierten Informationsplattform wie PropOps.

Wir haben seit Beginn von PropOps keinen Asset Manager eines institutionell denkenden Investors getroffen, für den in Sachen Facility Management nicht die Qualität an erster Stelle stehen würde. Qualität im FM bedarf eines partnerschaftlichen Zusammenarbeitens, das durch Bonus-/Malus-Regelungen in den Dienstleistungs-Verträgen auch monetär abgebildet werden kann. Oft wird jedoch die Umsetzung dieser Regelungen zu einer Hürde: Wie soll die Leistung eines Vertragspartners bewertet werden, wenn eine von beiden Partnern akzeptierte Informationsgrundlage fehlt oder die nötige Bewertung zu kleinteilig ist, um durchgeführt zu werden? PropOps automatisiert den Auswertungsprozess auf einer gemeinsamen Datenbasis und hebt damit Partnerschaften auf eine neue Stufe der Zusammenarbeit.

PropOps schafft Transparenz und erlaubt einen informationstechnischen Deep Dive, wenn er nötig wird – ermöglicht es Ihrer Mannschaft aber auch, ganz schnell wieder aufzutauchen. Das verhindert, sich im Tagesgeschäft in Details zu verlieren, um die sich Ihr Dienstleister kümmern soll. Mit Szenarien, wie ein um Hilfe bittender Ankermieter einer Core-Immobilie, der bis zum Eigentümer durchgeschlagen ist, oder der Ausfall einer Anlagenkomponente in einer Value-Add-Investition, für die anhand der Historie eine schnelle, profunde Entscheidung zum Ersatz oder der Reparatur benötigt wird, kann so souverän im Interesse des Investors umgegangen werden.

Entscheidung von CAPEX-Maßnahmen

Der Wertanteil der Haustechnik an einer Immobilie steigt stetig. Für CAPEX-Maßnahmen braucht es daher sowohl einen Überblick als auch – für den spezifischen Einzelfall – eine detaillierte Entscheidungsgrundlage. PropOps ermöglicht es Ihnen Auswertungen sowohl Dienstleister- als auch Portfolio-übergreifend zu fahren und dabei bei Bedarf den Bericht auf einen spezifischen Anlagentyp oder Wartungszeitraum einzugrenzen. So erreichen Sie die richtige Flughöhe für Grundsatzentscheidungen und Investitionsstrategien. Werden wiederum Details für eine Individualentscheidung benötigt, so erlaubt PropOps den Zoom auf ein Objekt, ein Anlagentyp innerhalb des Objekts, eine spezifische Anlage oder gar eine Komponente derselben. Kopfdaten, kumulierte Wartungshistorien mit den entsprechenden Begleitdokumenten und Bild- und Textkommentare der bisherigen Dienstleister erlauben es Ihnen, die notwendigen Maßnahmen schnell zu erfassen und zu initiieren.

Audits und Compliance-Prüfungen

Durch eine sich verändernde Branche steigt der Informationsbedarf unaufhaltsam. ESG-Zertifizierung tun ihr Übriges. Für das Asset oder Property Management relevante Auswertungen, Nachweise und Verläufe sind nur möglich, wenn die Granularität der Daten eine Abstraktion zulassen. PropOps entnimmt den CAFM-Systemen der Dienstleister die Gebäude- und Prozessdaten im höchsten Detailgrad – um sie anschließend für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle immer wieder neu aufzuteilen und zusammenzusetzen. Jedes Datum hat dabei eine eindeutige ID, diverse Zeitstempel und eine Herkunft, um im Zweifelsfall die Historie lückenlos aufzuklären. Die PropOps zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur lässt es auf Anforderung in der Setup-Phase sogar zu, die Daten revisionssicher zu archivieren. Wie auch immer die Fragen der Zukunft lauten werden, PropOps hat schon heute die Bausteine für die Antworten in seiner Cloud und damit in Ihrem Zugriff.

Due Diligences

Immobilien im Verkaufsprozess, die von Interessentenseite geprüft werden, sind im besten Fall lückenlos dokumentiert. Dabei sind die kaufmännischen Informationen wie Mietverträge der weitaus kleinere, zu bewältigende Part. Nur zu oft ist der Zustand der Haustechnik und die Betriebshistorie der Anlagen die wesentlich größere Unbekannte. Wer hier schnell, sauber und vollständig liefert, ohne das im Hintergrund Dienstleister die vorhandenen Daten zusammenkratzen müssen, der sorgt für weniger Unsicherheiten und damit Risiken in Kaufpreisverhandlungen und trägt damit aktiv zu einem erfolgreichen Verkauf bei. PropOps ist es dabei gleich, ob Sie dem potenziellen Käufer digitalen Zugang zum Objekt in der Cloud geben oder die Daten in gut aufbereiteter Form exportiert zur Verfügung stellen. Der Käufer hat nach erfolgtem Eigentumsübergang sogar die Möglichkeit, das digitale Betriebsabbild der Immobilie in PropOps weiterzubetreiben.