Liebe Leserin, lieber Leser,
im Rahmen zahlreicher Anbindungen und Betriebsprojekte hat PropOps über die letzten Jahre eine Reihe von Bausteinen entwickelt, die heute den Kern unseres Playbooks bilden: erprobte Standards, Texte, Prozesse und Dokumentationen – alle mit klarem Praxisbezug.
In dieser Ausgabe möchten wir einen kompakten Einblick geben: Was braucht es, um FM-Daten verlässlich, wiederholbar und transparent zu operationalisieren? Die folgende Übersicht zeigt 14 zentrale Module, die wir regelmäßig in Ausschreibungen, Integrationen und dem Regelbetrieb einsetzen.
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Wir haben die empfohlenen Mindest-anforderungen an Datenlieferungen übersichtlich für Vertragsanhänge, in Folien und auch in einer technischen Dokumentation aufbereitet.
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Unsere erprobten Textbausteine für die Vertragswerke für FM-Neuausschreibungen und Nachträge stellen sicher, dass die Datenlieferungen auf stabilen Grund stehen und es klare Regeln für Nichtlieferungen gibt.
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Unsere laufend gepflegte Datenbank zu FM-Dienstleistern enthält Details zu eingesetzten Systemen, verfügbaren Schnittstellen, Ansprechpartnern und realisierten Projekten – ein wertvoller Baustein für jede Integration.
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Für die Startup-Phase im FM-Betrieb haben wir ein praxiserprobtes Vorgehen entwickelt – mit Templates für Kickoffs, abgestimmten Rollenmodellen, Dokumentationsvorlagen und einem Fahrplan für die Datenanbindung.
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Unsere Beispiel-Zeitpläne und Datenflussdiagramme helfen, den gesamten Realisierungsprozess für alle Beteiligten greifbar zu machen – von der initialen Datenübergabe bis zum Go-Live.
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Wir stellen Muster für Lizenzvereinbarungen für die Dienstleister bereit, die die Daten-verwendung, Integration, Leistungen und Verantwortlichkeiten adressieren – modular aufgebaut und sofort einsetzbar.
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Unsere Standard-Dashboards und Berichtsformate geben einen sofort einsatzfähigen Überblick über die wichtigsten KPIs und Regelmetriken – inklusive Exportfunktionen.
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Für neue Funktionen und Anpassungen haben wir strukturierte Entwicklungsprozesse etabliert – mit abgestimmten Spezifikations-formaten, Review-Schritten, Change-Logs und Releaseabläufen.
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Die technische Dokumentation zu PropOps Connect beschreibt unsere zentrale Schnittstelle, inklusive der verwendeten Entitäten und deren Attribute, verfügbaren Routen und Beispiel-Responses.
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Unsere Prozesse im Regelbetrieb sichern reibungslose Abläufe – mit automatisiertem Monitoring, Deployment-Prozessen für neue Versionen, Berichtsintervallen, Eskalationswegen und Reportings.
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Wir bieten strukturiertes Schulungsmaterial – als Basis für Vorort- und Onlineschulungen, als digitale Endnutzerdokumentation und in Form von kurzen Videos. Das sorgt für eine fortlaufende Wissenssicherung.
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Der Supportprozess ist eingespielt, dokumentiert und SLA-fähig – mit definierten Anlaufstellen, Reaktionszeiten, Tickettypen, Eskalationsstufen und einer klaren Bearbeitungsdokumentation.
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Unsere Datenschutzunterlagen enthalten alle relevanten Vereinbarungen, technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs), Datenflussanalysen und Verfahrens-verzeichnisse – vollständig DSGVO-konform dokumentiert.
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Die IT-Sicherheitsdokumentation enthält Pläne, Maßnahmenkataloge und Nachweise zur Infrastruktur, Zugriffskontrolle, Systemhärtung und Verfügbarkeitsstrategie – abgestimmt auf die Anforderungen unserer Branche.
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Unser Playbook bildet die methodische Grundlage aller PropOps Projekte – und bleibt für unsere Partner abrufbar und weiter ausbaufähig.
Wir wünschen Ihnen bis zur nächsten Ausgabe des Newsletters eine gute Zeit und freuen uns bis dahin wie immer über Rückmeldungen, Ergänzungen oder Impulse.
Herzliche Grüße,
Ihr PropOps Team
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PropOps ist die pragmatische Datendrehscheibe für einen Scheckheft gepflegten Gebäudebetrieb. Die Familienunternehmer Alexander und Philipp Feil haben ihr vierzehnjähriges Digitalisierung-Knowhow für die Branche in die Produkte PropOps Connect und PropOps Comply gegossen, um Datensilos aufzubrechen, Transparenz zu schaffen und die Qualität des Gebäudebetriebs dokumentiert zu steigern. PropOps Connect greift dabei direkt auf die CAFM-Daten Ihrer Dienstleister zu, um den Datenfluss zu beschleunigen und Doppeleingaben zu vermeiden. Anschließend können mit PropOps Comply Wartungen und Prüfungen, Pflichten und Mängel durch PropOps eigene Bots automatisiert nachverfolgt werden. Mit dem neu geschaffenen PropOps Create steht ein eigenes Entwicklungsteam für individuelle Digitalisierungsherausforderungen auf Basis von PropOps Connect bereit.
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