Erfolgreich ausschreiben

Wir bei PropOps halten eine Ausschreibung erst dann für einen Erfolg, wenn nicht nur die Leistung richtig umrissen, der richtige Dienstleister gefunden, die Startup-Phase sauber durchschritten wurde, sondern auch die Dokumentation aus dem Gebäudebetrieb verlässlich an den Auftraggeber zurückfließt. 

Daher haben wir im Folgenden die fünf Faktoren für Sie zusammengefasst, die aus der Erfahrung der letzten Jahre den Datenrückfluss zum Erfolg verholfen haben.

1. Dokumentation ist Teil der Leistung

Dass die Leistungsdokumentation Teil der Leistungserbringung ist, sollte eigentlich kaum der Rede wert sein. Aber in letzter Konsequenz ist dies eine wichtige Grundhaltung, die sich von der Ausschreibungsvorbereitung bis in den Gebäudebetrieb niederschlägt. Nur eine vollständig dokumentierte Leistung ist eine vollständige Leistung. Daraus leiten sich alle weiteren Erfolgsfaktoren für eine Transparenz im Gebäudebetrieb mit PropOps ab.

2. Frühe Integration aller Beteiligten

Schon bei der Ausschreibungsvorbereitung gilt es die neue Philosophie im Umgang mit Daten und der Gebäudebetriebstransparenz im Allgemeinen zusammen vom technischen Asset Management, über eventuelle Consultants und das Property Management bis zum Facility Manager und dessen Nachunternehmer zu tragen. Je früher eine Datendrehscheibe wie PropOps Connect als Anker gesetzt wird, desto konsequenter lässt sie sich bei der Definition der Ausschreibungsunterlagen, den Bietergesprächen und der Startup-Phase etablieren.

3. Definition der Mindestanforderungen

Wird die Leistungsdokumentation so ernst genommen wie wir es unter erstens vorschlagen, so muss natürlich genau definiert werden, welche Art von Dokumentation in welchem Detaillierungsgrad gefordert wird. PropOps hat dazu Mindestanforderungen an Stamm- und Bewegungsdaten erarbeitet, die zum einen durch den Dienstleister erfüllbar, und zum anderen für den Auftraggeber zu wertvollen Rückschlüssen in der Pflichterfüllung, Auftragsdokumentation und Mängelbehebung dienen.

4. Kurzer Turnus und unmittelbare Konsequenzen

Über die Mindestanforderungen und den technischen Transportweg der Daten hinaus gilt es schon während der Ausschreibung die Intervalle von Datenlieferungen und die Konsequenzen beim Ausbleiben dieser Datenlieferungen zu beschreiben. PropOps sammelt die Daten in der Regel mindestens einmal täglich ein – und wird nicht dokumentierte Leistungen grundsätzlich als unvollständig geleistet werten. Und genau diese Haltung empfehlen wir auch vertraglich abzubilden. Was nicht dokumentiert vorliegt, kann weder freigegeben noch bezahlt werden. Eine sich nur allzu leicht einschleichende Holschuld wird damit zur klaren Bringschuld.

5. Klare Vertragswerke mit den Dienstleistern

Alle genannten Faktoren haben wir bei PropOps in ein Arbeitspaket "Datenlieferung" für den Einbau in Ausschreibungsunterlagen und Dienstleistungsverträge zusammengestellt. Von bewährten Vertragsbausteinen, über die bereits erwähnten Mindestanforderungen, die Kostenverteilung zur Umlagefähigkeit bis hin zur Auftragsverarbeitung stehen alle Informationen für die Stakeholder übersichtlich bereit.