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Property Manager

Abseits von klassischen CAFM-Systemen kann PropOps als Dienstleister-übergreifendes Portal dem Property Management neue strategische Handlungsoptionen bieten: eine engere Bindung an das Asset Management durch eine bedarfsgerechte Oberfläche, neue Möglichkeiten im Nachunternehmer-Management, ein vereinfachte Aufnahme neuer Objekte, Werkzeuge zur Standardisierung, einen realistischen Ansatz für BIM im Betrieb und einen Weg in neue Geschäftsmodelle.

Dienstleister-neutrales Portal

Der Informationsbedarf auf Seiten des Immobilieneigners oder Asset Managers steigt stetig. Portfolios werden nicht zuletzt auf ESG auditiert, interne Compliance-Prüfungen werden komplexer, Due Diligences werfen einen genauen Blick auf den Zustand der Gebäudetechnik und zusehends fließen Betriebsthemen in Risikoanalysen ein. Manuell zusammengestellte Dokumente für die dazu nötigen Auswertungen, Belege und Historien stoßen dabei an ihre Grenzen. Darüber hinaus sinkt die Bereitschaft auf der Kundenseite sich in die CAFM-Portale der Dienstleister einzuloggen oder sich generell mit Details zu beschäftigen – das Tagesgeschäft ist einfach zu vielfältig um dafür ausreichend Zeit zur Verfügung zu haben. Unterschiedliche Bedarfe von Facility Management, Property Management und Asset Management führen dabei zu unterschiedlichen Anforderungen: Höhere Abstraktionen in Form von Ampelberichten werden gefordert, um einen schnellen, menschlichen Überblick zu bekommen; granularste Daten hingegen würden benötigt um möglichst viele Aufgaben überhaupt erst automatisieren um damit den Mensch entlasten zu können.

PropOps, besser gesagt seine zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur, wird direkt an die CAFM-Systeme der FM-Dienstleister angeschlossen und ließt so die interessierenden Gebäudeinformationen und Prozessdaten aus. Anschließend können sie homogenisiert und ausgewertet werden – auf immer neuen Wegen und für die unterschiedlichsten Anwendungsszenarien. Dabei spielt es noch nicht einmal eine Rolle, von welchem Dienstleister die Daten stammen. Am Ende zählt der Dateninhalt und die durch die Abstraktion gewonnene Erkenntnis.

Jeder Dienstleister kann dabei in seinem CAFM-System weiterarbeiten. So können die Mitarbeiter im Feld und die Nachunternehmer Ihres Dienstleisters mit den gewohnten Werkzeugen hantieren und trotzdem profitiert die Partnerschaft am Ende von einer einheitlichen Datengrundlage in PropOps. Sollten einzelne regionale Dienstleister noch kein CAFM-System einsetzen, so können selbstverständlich die Oberflächen von PropOps für die Pflege verwendet werden. Darüberhinaus stehen offene Schnittstellen zur Verfügung, um jede nur erdenkliche Datenquelle an die PropOps Cloud anzuschließen.

Nachunternehmer-Management

Treten Sie als Generalunternehmer auf, so werden Sie unter Umständen eine Vielzahl an spezialisierten oder regionalen Dienstleister einsetzen müssen, um das gesamte Leistungsspektrum des Betriebs einer Liegenschaft organisieren zu können. Je weiter die Technisierung von Gebäuden voranschreitet, desto wichtiger wird die Multigewerkkoordination. Und die lässt sich eigentlich nur durch eine gemeinsame, zentrale Informationsgrundlage bewerkstelligen.

PropOps sorgt für die nötige Transparenz im Prozess und sorgt für eine entsprechende Informationstiefe, sollte diese zur gemeinsamen Lösung einer Aufgabenstellung nötig sein. Es erlaubt Ihnen aber auch den Überblick zu behalten, um sich nicht in einem Meer an Details zu verlieren. Gleiches gilt auch für Ihre Nachunternehmer: Sie entscheiden auf welcher Liegenschaft innerhalb welcher Verträge welcher Dienstleister auf welches Subset an Aufträgen ein Nachunternehmer Zugriff haben soll.

Portfolio- und Objekt-Onboarding

Oft müssen neu ins Portfolio des Immobilieneigners übernommene Objekte in einem First Picture durch die Dienstleister vor Ort erfasst werden. Nutzt dafür jeder seine eigene, wachsende Datengrundlage und individuelle Erfassungslogik, so lässt sich das Gesamtbild nur unter großem manuellen Aufwand und Informationsverlusten zusammensetzen. PropOps bietet die Oberflächen und die Cloud-Infrastruktur, um Dienstleistern die Arbeit an einem Datenstamm zu ermöglichen – und damit von Anfang an den gewonnen Informationen zu Anlagen, Dokumenten, Historien und Bildern eine gemeinsame Heimat zu geben.

Ähnlich mühsam erweist sich die Datenübernahme aus Fremdsystemen. PropOps hat in den letzten Jahren viel Erfahrung mit dem Anschluss an CAFM- und andere Systeme gesammelt. Oft zahlt es sich schon bei kleinen Datenmengen aus, dass Schicksal in die Hand zu nehmen und für eine digitale Datenübergabe zu sorgen.

Standardisierung im FM

Notgedrungen nehmen die Standardisierungsversuche im infrastrukturellen und technischen Facility Management zu. Und damit sind nicht nur DIN-Normen oder GEFMA-Standards gemeint, sondern auch Versuche, die Bewirtschaftung innerhalb eines Portfolios zu vereinheitlichen. Das ist verständlich, erlaubt die Vereinheitlichung doch einen gleichbleibenden Qualitätsstandard, Benchmarkings von Dienstleistern und eine ganzheitliche Betrachtung der Anlagentechnik über das gesamte Portfolio hinweg.

PropOps ermöglicht es Ihnen Ihre Leistungsverzeichnisse zu vereinheitlichen und dabei auf einen Standard Ihrer Wahl zu referenzieren. Anschließend entscheiden Sie, welches Objekt nach welchen Leistungsverzeichnissen bewirtschaftet werden soll und welcher Dienstleister für welches Teilverzeichnis zuständig sein wird. Nach gleichem Muster bietet PropOps die Möglichkeit, Raum- und Anlagenverzeichnisse zentral aufzubauen oder beispielsweise aus einem ERP-System zu importieren. Dabei werden alle relevanten Metadaten übernommen, um bei der Verwendung dieser Verzeichnisse durch Ihre Dienstleister alle, für die Bewirtschaftung wichtigen Informationen gleich mit auszugeben.

BIM im Betrieb

Während in der Design- und Built-Phase bereits mögliche Antworten auf dem Tisch liegen und in den unterschiedlichsten Digitalisierungskonzepten bereits erfolgreich verprobt und implementiert sind, so muss eine Antwort auf die Digitalisierung in der Run-Phase erst noch gefunden werden. Wie auch immer sie im Detail lauten wird, mit dem robusten Datenmodell von PropOps oder der Integration aller Dienstleisterdaten ist ein wichtiger vorbereitender Schritt bereits getan. Dabei gehören Ihre Daten Ihnen und es stehen Ihnen alle Schnittstellen von PropOps zur Verfügung, um deren Potenzial Schritt für Schritt zu heben.

Neue Geschäftsmodelle

Die Digitalisierung der Immobilie selbst und des Gebäudebetriebs im Speziellen wird auch Einfluss auf das Geschäftsmodell nehmen. Ob nun Reinigungs- und Wartungspläne, Objektmanager, Mieter oder am Ende doch Sensoren die Anlage von Dienstleistungsaufträgen übernehmen – es braucht dazu eine solide, Dienstleister übergreifende Infrastruktur wie PropOps. Durch die globalen Leistungskataloge und Flächen- und Anlagenkataster können Aufgaben ohne weiteres menschliches Zutun an den richtigen Dienstleister vor Ort delegiert und deren Erfüllung automatisch überwacht werden. So kommen wir über die Sensorik und PropOps bereits bei den seit Jahren propagierten Cleaning on Demand oder Predictive Maintenance heraus.

Auch der Automatisierung von wenig komplexen Aufgaben durch den Einsatz von Dienstleistungs-Robotern wird so der Weg bereitet. Können erst einmal laute infrastrukturelle Tätigkeiten wie das Saugen oder Schrubben von Bodenbelägen durch Robotik ohne menschliches Zutun in die Nachtstunden verschoben werden, so können tagsüber aus vielerlei Gründen Day-Cleaning-Konzepte endlich ein Comeback feiern. Wie auch immer die Zukunft im Detail aussehen wird – eine stabile, skalierbare Cloud auf die alle Akteuere jederzeit Zugriff haben wird das Fundament für neue Geschäftsmodelle bilden.